La costruzione di stampi e le lavorazioni meccaniche di precisione si basano sulla produzione per commessa che generalmente porta con sé una notevole complessità di gestione. L’introduzione della gestione basata su progetti, il Project Management, offre la possibilità di fare chiarezza nei flussi di lavoro e migliorare l’efficienza lungo tutto il cammino della commessa, dalla richiesta di contatto da parte di un potenziale cliente, alla spedizione del prodotto finito. Il timore principale delle aziende medio piccole è quello di trovarsi di fronte a qualcosa di troppo impegnativo o molto distante dalle capacità o dalle abitudini dell’azienda. Per migliorare si deve cambiare ma l’importante è cambiare in modo sostenibile e realistico rispetto alle caratteristiche dell’azienda stessa. I pilastri del Project Management si basano su principi facilmente applicabili in ogni azienda, a patto che siano calati nella realtà aziendale in modo corretto. Per razionalizzare i flussi della produzione su commessa ci sono tre aspetti fondamentali da cui partire:
- L’organizzazione del personale: i ruoli assegnati sono chiari a tutti? Che livello di delega hanno i vari responsabili dei reparti? Le competenze tecniche e relazionali dei responsabili sono sufficienti al loro ruolo o vanno aiutati a crescere?
- Analizzare il flusso di lavoro partendo dall’inizio di tutto, la richiesta di un cliente, valutando passo passo quali azioni sono fatte correttamente, dove si può migliorare, dove ci sono problemi nascosti e quando è possibile svolgere le attività in parallelo
- Una volta impostati i nuovi flussi, gestire e promuovere il cambiamento nell’organizzazione
Per poter fare questo cammino si deve essere in grado di uscire dalla quotidianità e guardare l’organizzazione da spettatore e non da protagonista. Guardare l’azienda da spettatore permette di vedere come realmente vanno le cose e dove sono necessari interventi. Il problema è che staccarsi dalla quotidianità e diventare spettatori della propria azienda od organizzazione non è semplice. Un grande supporto può essere fornito da una risorsa esterna che non essendo coinvolta nelle abitudini dell’azienda può aiutare a vedere situazioni che possono apparire normali ma che in realtà nascondono problemi. Un altro aspetto fondamentale è quello di offrire una corretta formazione al personale. Una formazione che non deve essere basata solo sulle tecnicalità del Project Management ma anche sullo sviluppo delle capacità gestionali e organizzative delle persone coinvolte in modo che si sentano sicuri nel loro ruolo. Un corso di Project Management per le aziende di costruzione stampi o per la produzione per commessa deve essere focalizzato sulle caratteristiche tipiche di queste attività, non deve affrontare i classici temi della gestione di progetti complessi come la costruzione di una raffineria o di un aeroporto ma deve portare le tecniche del Porject Management all’interno delle logiche delle lavorazioni meccaniche di precisione in modo concreto e altamente focalizzato. A supporto ci possono essere delle soluzioni software per la gestione dei flussi di lavoro in ottica di Project Management che possono aiutare l’azienda a semplificare il lavoro.
Il risultato finale di questi passi è un flusso di lavoro più efficiente e sempre sotto controllo. Le varie aree dell’azienda interagiranno meglio tra loro perchè hanno costruito loro stessi le procedure per collaborare in modo migliore, risolvere i problemi ed evitare che si ripetano. In generale si ha una crescita della consapevolezza dei ruoli delle persone e un team più affiatato che è in grado di operare in autonomia nel medio periodo.